Purchase Order (PO) dipakai untuk memesan barang ke vendor secara resmi dan
melacak statusnya, dari draft sampai barang diterima. Anggap PO sebagai
surat pesanan, bukan nota pembelian.
PO belum masuk pembukuan.
Selama barang masih dipesan, tidak ada satu angka pun yang berubah di Laba Rugi
maupun Neraca. Memesan bukan membeli. Pembukuan baru tercatat saat Anda menandai
PO Diterima.
Alur status
- Draft: pesanan disiapkan, belum dikirim ke vendor.
- Dikirim: PO sudah dikirim, menunggu barang. Pembukuan masih nol.
- Diterima: barang datang. Di sinilah jurnal otomatis dibuat.
- Dibatalkan: pesanan batal, tidak ada efek ke pembukuan.
Kaitan dengan pembukuan
Neraca
Saat barang diterima, Persediaan (aset) naik, dan Hutang Usaha naik kalau belum
dibayar, atau Kas turun kalau langsung lunas. Posisi aset dan kewajiban bergeser.
Laba Rugi
Beli stok belum jadi biaya. Nilainya baru pindah ke Harga Pokok Penjualan (HPP)
di Laba Rugi nanti, saat barangnya benar-benar terjual.
Contoh kasus
Anda buat PO 100 sak semen, harga Rp50.000 per sak, total Rp5.000.000.
- Status Dikirim: pembukuan belum berubah sama sekali. Neraca dan Laba Rugi tetap.
- Status Diterima: Persediaan +Rp5.000.000 dan Hutang Usaha +Rp5.000.000 di Neraca.
- Laba Rugi masih nol sampai semennya terjual. Saat 20 sak terjual, baru Rp1.000.000 masuk HPP.
Jadi kalau PO sudah banyak tapi laba belum berubah, itu wajar.
Yang dihitung adalah barang yang diterima dan terjual, bukan yang baru dipesan.